Zamawiający musi pamiętać, że nie istnieje jeden schemat udzielania odpowiedzi co do sposobu kalkulacji ceny, i że każde takie wyjaśnienia należy oceniać bardzo indywidualnie. Ale każde wyjaśnienia składane przez wykonawcę, niezależnie od tego czy został o nie poproszony w sposób ogólny, czy zamawiający szczegółowo zapytuje, np. wskazując na dane części składowe ceny, muszą być konkretne i adekwatne do przedmiotu zamówienia. Zamawiający w tej procedurze bada po pierwsze realność i prawidłowość założeń wykonawcy, po drugie wiarygodność przekazanych danych.
Gdy spór trafi do Krajowej Izby Odwoławczej, Izba jedynie wówczas ocenia, czy wyjaśnienia w przedmiocie elementów zaoferowanej ceny były wystarczające, a ich ocena dokonana przez zamawiającego była prawidłowa. Dlatego tak ważne jest profesjonalne udzielenie wyjaśnień, co do sposobu kalkulacji ceny, gdyż w przypadku gdy złożone wyjaśnienia cenowe będą niekonkretne, nastąpi odrzucenie oferty.
Intencją projektodawcy jest nowelizacja w zakresie ustawy Pzp w zakresie doprecyzowania przepisów regulujących kwestie związane z elektronizacją zamówień publicznych. Głównym celem projektowanych zmian w jest przesunięcie w czasie obowiązku elektronizacji zamówień w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, których wartość zamówienia jest poniżej progów unijnych.
W skrócie usuwa się faks jako drogę komunikacji oprócz zamówień obronnych.
Projektowane zmiany przewidują przesunięcie, z dnia 18 października 2018 r. na dzień 1 stycznia 2020 r., obowiązku wprowadzenia w postępowaniach, których wartość zamówienia jest poniżej progów unijnych – komunikacji zamawiającego z wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. do czasu pełnego wdrożenia modelu docelowego zakładającego istnienie centralnej Platformy e-Zamówień, z którą zintegrowane będą Portale e-Usług.
Jednak zgodnie z projektowanym art. 18a pkt 1 podczas ww. okresu oraz w odniesieniu do postępowań poniżej progów unijnych, prowadzonych przez zamawiających innych niż centralny zamawiający, komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się, zgodnie z wyborem zamawiającego.
W nawiązaniu do informacji przekazanych przez przedstawicieli Urzędu Zamówień Publicznych oraz Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii podczas konferencji konsultacyjnej, dotyczącej „Koncepcji nowego Prawa Zamówień Publicznych”, oraz w uzupełnieniu do uwag, zgłoszonych w dniu 19 czerwca 2018r., Grupa Doradcza KZP sp. z o.o. przekazuje poniżej dalsze uwagi dotyczące konsultowanych zakresów Koncepcji.
Grupa Doradcza KZP raz jeszcze chce podkreślić swoją aprobatę dla koncepcji, która w pełni wpisuje się w oczekiwania rynku. Grupa Doradcza KZP dostrzega jednak również zakresy, które wymagają dalszych analiz. Poniżej, poddajemy Państwa uwadze uwagi, które zdaniem Grupy Doradczej KZP warto wprowadzić do projektu nowego Prawa zamówień publicznych.
Poniższe uwagi zostaną wkrótce przekazane do Urzędu Zamówień Publicznych oraz Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii.
Oczywistym jest, że oświadczenie własne wykonawcy nie zawsze może potwierdzać należyte wykonania dostawy, usługi, czy roboty budowlanej gdyż utrudniają zamawiającemu obiektywne zweryfikowanie rzeczywistego stanu rzeczy. Nawet wówczas jeśli do takiego oświadczenia są dołączone dodatkowe dokumenty wskazujące na dokonane odbiory, a nawet zrealizowane płatności przez odbiorcę. Tutaj zamawiający może popełnić jeden kardynalny błąd, gdy formalnie trzyma się ustawy i po pierwsze uznaje że formalnie wykonawca potwierdził pozycję z wykazu doświadczenia lub gdy w sposób jedynie formalny wzywa tego wykonawcę do wyjaśnień dokumentów i oświadczeń.
W dniu 11 lipca 2018 r. w siedzibie Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii odbyła się Konferencja konsultacyjna poświęcona „Koncepcji nowego Pzp”, z udziałem Pani Małgorzaty Stręciwilk, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, i Pana Bogdana Artymowicza, Dyrektora Departamentu Prawnego UZP, oraz ze strony Ministerstwa Pani Joanny Sauter-Kunach, Dyrektor Departamentu Doskonalenia Regulacji Gospodarczych MPiT i Pana Przemysława Grosfeld, radcy prawnego w Wydziale Projektów Legislacyjnych i Analiz MPiT.
Podczas części konsultacyjnej, mecenas Dariusz Ziembiński z Kancelarii Ziembiński & Partnerzy w sposób szczególny podkreślił, że przedmiotowa koncepcja w pełni w pisuje się w oczekiwania rynku. Dodał jednak, że dostrzega wiele braków, które powinny być rozważone na etapie prac legislacyjnych, np.:
W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych od dnia 18 kwietnia 2018 r. zaczął obowiązywać – w zakresie wyłącznie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) – art. 10a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.). Tym samym wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego składają jednolity europejski dokument zamówienia obligatoryjnie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a więc de facto poprzez pocztę elektroniczną.
Kiedy zaczyna się bieg terminu 3 lat, podczas którego wykonawca może być wykluczany z postępowań w razie poinformowania przez niego w JEDZ o wypowiedzeniu przez zamawiającego wcześniejszej umowy
Przesłanki określone przepisem art. 24 ust. 5 pkt 2 i 4 ustawy Pzp dotyczą sytuacji związanych z nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem innej umowy w sprawie zamówienia publicznego, które można określić jako „zawinione poważne naruszenie obowiązków zawodowych” (pkt 2) oraz tych, które doprowadziły do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania (pkt 4). Uzupełnieniem tych dwóch podstaw jest art. 24 ust. 7 pkt 3 ustawy Pzp, w którym wprowadzono termin zawity do zastosowania sankcji wobec wykonawcy – wynoszący 3 lata od dnia zaistnienia zdarzenia będącego podstawą wykluczenia.
Fakt przechodzenia pracowników zamawiającego do przedsiębiorców – wykonawców, nie jest zjawiskiem rzadkim, więc utrata przez zamawiającego pracownika z np. działu inwestycji, IT, czy zamówień publicznych powinna być już sygnałem do podwyższenia staranności i środków ostrożnościowych, gdyż fakt ten może wpływać na zachowanie konkurencyjności w postępowaniach, które były przygotowywane lub toczyły się, a osoba ta mogła mieć jakąś choćby wiedzę o procesach decyzyjnych.
Roztrząsanie, czy jeżeli cały materiał dotyczący zamówienia został udostępniony na etapie ogłoszenia postępowania, powoduje że nie może już dojść do naruszenia zasady zapewnienia uczciwej konkurencji, jest sprawą indywidualną i nie można automatycznie działać w żadnym kierunku przy zajęciu stanowiska. Podobnie gdy ocenia się zachowanie zamawiającego, czy miał możliwości wskazania w protokole postępowania sposobu zachowania uczciwej konkurencji.
Ulubionym wytykiem zamawiających i Krajowej Izby Odwoławczej w stosunku do wykonawcy, jest stwierdzenie że w postępowaniu przetargowym biorą udział podmioty profesjonalne, posiadające doświadczenie i wiedzę w zakresie przedmiotu zamówienia. Zatem zdaniem zamawiających i Izby, zamawiający ma prawo oczekiwać, iż wykonawcy decydujący się wziąć udział w przetargu będą analizować dokumentację przetargową posiadając odpowiednią wiedzę i doświadczenie, jakie przypisać można profesjonaliście działającemu w danej branży.