Oops! It appears that you have disabled your Javascript. In order for you to see this page as it is meant to appear, we ask that you please re-enable your Javascript!

KONFERENCJA: Trudne odbiory generujące roszczenia

Warszawa, 10 stycznia 2019r.

W dniu 10 stycznia 2019 r. odbyła się konferencja „Trudne odbiory generujące roszczenia”, zorganizowana przez Grupę Doradczą KZP. Prelegenci byli zgodni – najczęściej trudny odbiór nie jest skutkiem jednego incydentu, lecz wynika z szeregu niedociągnięć, począwszy od fazy planowania przetargu, a na realizacji kończąc. Czym dłużej trwa, i czym bardziej skomplikowane jest dane zamówienie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że przy odbiorach pojawią się rozbieżności w zakresie oceny powinnej i faktycznej jakości realizacji umowy. Dlatego też, podczas konferencji prelegenci promowali całościowe podejście do zamówienia, planowanie już na etapie przygotowania konferencji etapu odbioru, oraz konieczność proaktywnego podejścia do zarządzania ryzykiem „trudnego odbioru”.

Podczas otwarcia konferencji Żaklina Ossowska, Prezes Grupy Doradczej KZP, wspomniała o zauważalnej tendencji stron umowy o realizację zamówienia publicznego, aby nie nagłaśniać trudności, które pojawiają się w fazie odbiorów. Tymczasem, rozmowa o trudnych odbiorach nie eskaluje problemu, lecz przeciwnie, przyczynia się do wdrażania dobrych praktyk, które minimalizują ryzyko ich wystąpienia. Dlatego warto promować zmianę standardów przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przygotowania oferty oraz standardów realizacji inwestycji publicznej.

Inauguracyjną prelekcję pt.: „Trudne odbiory projektów informatycznych – przyczyny konfliktów i jak je ograniczać” wygłosił dr Marek Gondzio, Wiceprezes Rady Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji, w której wskazywał, że każdy etap – począwszy od planowania przetargu (potrzeby biznesowej), przez SIWZ, etap Q&A, składania ofert, podpisania umowy, a na wykonawstwie kończąc – ma istotny wpływ na to, jak będzie kształtował się odbiór zamówienia. W bardzo analitycznej prezentacji dr Gondzio wykazał, że na każdym z tych etapów można również podejmować działania naprawcze, aby zminimalizować ryzyko trudnego odbioru.

Drugą prelekcję pt.: „Realizacja projektów infrastrukturalnych – problemy i wyzwania” wygłosił Romuald Mądry, Zastępca Dyrektora Centrum Realizacji Inwestycji ds. projektów unijnych w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Podczas swego wystąpienia, tytułem wstępu, Pan Mądry przedstawił aktualny stan rozwoju infrastruktury kolejowej, uzmysławiając uczestnikom konferencji, że projekty realizowane przez PKP PLK stanowią jedne z największych placów budów w Polsce, których progres jest monitorowany helikopterami i dronami. Te działania monitorujące i bieżąca komunikacja pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcom ma na celu zminimalizowanie ilości kocowych sporów i roszczeni. Dyrektor podkreślił, że kluczowym dokumentem podczas odbiorów jest STWiORB, gdzie w pkt. „Wykonywanie robót” PKP PLK zawiera szczegółowy opis wymaganej techniki wykonania robót z podaniem sposobu wykończenia poszczególnych elementów, tolerancji wymiarowych, szczegółów technologicznych oraz wymagań specjalnych; możliwym i celowym jest przy tym odpowiednie wykorzystanie norm, aprobat technicznych oraz wydawnictw zawierających warunki techniczne wykonania i odbioru robót jako dokumentów odniesienia

Trzecia prelekcja, której tytuł brzmiał „Zmiany nieprzewidywalne w kontekście przesłanki zmiany umowy” została przedstawiona przez r.pr. Dariusza Ziembińskiego, właściciela Kancelarii Ziembiński & Partnerzy. Mecenas Ziembiński bardzo praktycznie odniósł się do różnic w regulacjach krajowych i unijnych w zakresie podejścia do zmian do umowy, wskazując na cel dyrektywy i zasady logiki przy wykładni przepisów prawa, wskazał jak należy definiować „sytuacje nieprzewidywalne”, jakie są inne sposoby niż zmiana umowy na wprowadzenia zmian w stosunki prawne między Zamawiający a Wykonawcą, a także jak poradzić sobie z problemy wyceniania zmian wynagrodzenia wykonawcy, wynikających ze zmiany umowy. Podkreślił jak ważna przy zmianie umowy jest zasada proporcjonalności. Odniósł się również do ryzyk kontraktowych propagując jasne ich zdefiniowanie przez Zamawiającego na etapie publikacji SIWZ.

Kolejna prelekcja pt. „Zmniejszenie ryzyka związanego z zamówieniami publicznymi” została wygłoszona przez dr hab. Tünde Tátrai, wykładowczyni Corvinus University w Budapeszcie oraz członkini grupy roboczej ds. Zamówień publicznych i grupa ekspertów ds. E-zamówień (EXEP) w Komisji Europejskiej. Doktor hab. Tátrai wręcz instrukcyjne, na konkretnych przykładach wskazywała, w jaki sposób zmniejszyć ryzyko trudnych odbiorów, jak i kiedy innowacjami proceduralnymi można podwyższać jakość wykonywanego zamówienia, jak różna jest swoboda Zamawiających w zakresie tworzenia treści SIWZ w przypadku zamówień finansowanych z budżetów krajowych vs. Zamówień dotowanych przez unię, oraz wskazała na osiem kluczowych aspektów pozwalających na aktywne zarządzanie ryzykiem trudnego odbioru. Ta europejska perspektywa była szczególnie pouczająca, zarówno dla przedstawicieli Wykonawców jak i Zamawiających.

Ciekawą prelekcję, pt. „Ugodowe rozwiązywanie sporów dotyczących trudnych odbiorów na przykładzie Ministerstwa Finansów”, przedstawił Przemysław Szelerski, Zastępca Dyrektora Biura Logistyki Ministerstwa Finansów. Dyrektor Szelerski przedstawił, jakie są prawne regulacje dotyczące możliwości zawierania ugód, oraz jak one są wykorzystywane przez Ministerstwo Finansów. I to właśnie przedstawione studium przypadku – przetarg, dostawa i ugoda – było najczęściej komentowaną częścią konferencji. Dyrektor Szelerski podkreślał, że chociaż Ministerstwo Finansów dąży do bezkonfliktowych realizacji, to jednak nawet w przypadku istotnych rozbieżności zdań stron umowy, dokonuje indywidualnej oceny sytuacji, i jeżeli są ku temu podstawy, zawiera ugodę, która jest często korzystniejszym rozwiązaniem niż spór sądowy.

Końcową prelekcję pt. „Po owocach ich poznacie – dobre praktyki Zamawiających pozwalające na efektywne zamówienia publiczne”, w zastępstwie dr. Pawła Nowickiego, wykładowcy Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, wygłosił r. pr. Damian Budzis z Kancelarii Ziembiński & Partnerzy. Przedstawiona prelekcja zawierała odpowiedzi m.in. na pytania: kiedy zamówienie publiczne jest efektywne i jakie są najważniejsze czynniki wpływające na efektywność?, jakie wnioski płyną z badań przeprowadzony w latach 2013 – 2017 (podstawowy wniosek: failing to prepare = prepare to fail)?, jak poszczególne cykle zamówień na siebie wzajemnie wpływają?, oraz jakie są dobre i złe praktyki przy kształtowaniu umów i jak odbijają się one na etapie odbioru.

Po przedstawieniu ww. wykładów, odbył się panel dyskusyjny, podczas którego uczestnicy konferencji żywiołowo dyskutowali z prelegentami, zadawali pytania, a prelegenci odpowiadając na podnoszone kwestie dodatkowo komentowali i uzupełniali wypowiedzi pozostałych panelistów.

Niniejsza konferencja miała na celu promowanie podchodzenia do zamówienia publicznego jako do wspólnego przedsięwzięcia, gdzie zarówno Zamawiający jak i Wykonawca wywiera olbrzymi wpływ na możliwość bezroszczeniowego odbioru. Cieszy nas, że w anonimowych ankietach uczestnicy tak wysoko ocenili poziom merytoryczny przedstawionych prelekcji. Dzięki wieloperspektywicznemu przedstawianiu poszczególnych problemów, uczestnicy konferencji mieli możliwość dokonania samodzielnej oceny, w jakim sposób mogą przyczynić się do zmniejszenia ryzyka trudnego odbioru. To właśnie te praktyczne aspekty konferencji stanowią największą wartość dodaną. Do sukcesu konferencji przyczynili się więc przede wszystkim wybitni prelegenci, lecz również patroni mieli w tym swój dział. Patronami konferencji byli: MIRBUD SA, PBDiM Kobylarnia SA, Kancelaria Ziembiński & Partnerzy, Ogólnopolska Izba Gospodarcza Drogownictwa, Polski Związek Pracodawców Budownictwa, Zachodnia Izba Gospodarcza, Stowarzyszenie Kosztorysantów Projektowych, Krajowa Izba Gospodarcza Elektroniki i Telekomunikacji, Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji, Stowarzyszenie Architektów Polskich, Izba Projektowania Budowlanego, związek pracodawców „Partnerstwo dla Innowacji”, Skierniewicka Izba Gospodarcza, miesięcznik „Przegląd Geodezyjny” oraz portale e-gospodarka.pl, Inzynieria.com, naszbiznes24.pl.