Profesjonalny i odpowiedzialny oraz szanujący budżet zamawiający, bazując na swoim doświadczeniu powinien uwzględnić odpowiednie poziomy rezerw na nieprzewidziane wydatki w danym kontrakcie. Co więcej tak budżet jak i rezerwy na nieprzewidziane wydatki nie są wartościami stałymi i mogą ulegać zmianie podczas całego okresu realizacji zamówienia.

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii oraz Urząd Zamówień Publicznych dostrzegło ten problem i w koncepcji nowej ustawy Prawo zamówień publicznych zaproponowało obligatoryjne procedury analityczne. Czynności i analizy poprzedzające ogłoszenie o przetargu zawsze są kluczowe i pozwalają na przyszłość uniknąć potrzeby realizacji dodatkowych robót budowlanych, lub usług, a w naszej krajowej praktyce – uniknąć sporów z wykonawcą, co zawsze służy będzie należytemu wykonaniu umowy.

Świadomy zamawiający gdy jeszcze przeprowadzi dodatkowe analizy tak w terminie przed otwarciem ofert oraz te zaktualizowane o problemy zgłaszane przez wykonawców, a ponadto gdy przeprowadzi wspomagające analizy po etapie badania ofert, powinien w jawny sposób przewidzieć w umowie rezerwy na nieprzewidziane wydatki, z których pokryte zostaną normalne zmiany w zamówieniu. Wówczas też cel takich rezerw należy dokładnie określić w umowie.

Bowiem chociaż wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności musi być interpretowane w sposób zawężający i uzasadniony, to nie można zapominać, iż postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest postępowaniem w profesjonalnym obrocie gospodarczym, co w praktyce ma oznaczać że poziom podwyższonej staranności musi charakteryzować obie strony.